现代社会的工作方式和远古的狩猎时代颇为相似。首先,不管投入的时间有多少,只有取得具体劳动成果的人才能获得报酬。其次,工作都是集中而短暂的,一个好的算法设计通常只需几分钟,但创造的价值却远远超过几百小时的平凡工作。
但在许多人看来,高产出意味着必须朝九晚九马不停蹄地工作。这实质上是把“重复”看做工作的本质。Scott Young 提出的每周/每日目标的工作方法,完全以工作任务为标准,不管你几点下班都不是关键。核心的问题是,你到底取得了多少成果。
我执行这个方法已经3年多了,不管是在恣意慵懒的外企,还是在紧张忙碌的创业公司,这种方法都大大提高了我的产出。
工作产出不会随着工作时间的增加而最终达到最高点。原因就在于工作时间额外增加一小时,你的精力就会多一点耗费,单位时间的工作效率也会出现一定的下降。
你的产出极限何时出现取决于你的工作类型和注意力。对于一些创造性的工作,比如写作、编程和设计,产出量往往较早就会达到极限,且集中于某一时段。这样一来,你就可以利用多余的时间进一步磨练自己的技能。这里的产出时间是绝对专注的时间,将一边看剧一边写代码的一心二用视为工作或学习,是常见的误区。
两个清单,三条规则
这套每周/每日目标的工作法十分简单,Scott 的使用姿势是给自己列两个任务清单,只有两个。一个是“本周目标”,另一个是“今日目标”。列清单的规则也很简单:
- 每晚列出明天的任务清单,其中的待办事项来自于本周的清单。
- 当你完成了当天清单的任务,日程就算结束,绝不给自己添加额外的任务。
- 当一周结束时,准备下一周的任务清单。
两个清单,三条规则,这个工作方法就是这么简单,但带来的效果确实巨大无比的。
每日目标
每日目标并不是一份没有时间限制的列表,它只应该列出你今天想要完成的任务,绝不包括超前的计划。这迫使你简化自己的计划,理清自己的思路。
第二个好处是能让你更加集中精力。今天你只有5个目标,便可以全身心投入这5项任务。如果你再完成目标后又添加任务,你就打破了和自己的约定,潜意识里就开始拖延。就好像一个篮球运动员,跟教练约定每天投中800个球,但800球结束后,教练都要求再进200个,运动员会本能地抗拒,为什么不说好每天投中1000个呢?
每日目标的执行可能会出现的问题,一是干不完,二是很快干完。
如果当天的任务做不完,你只能把它挪到下一天。因为你的产出极限已经到了,就好像一个饱汉再吃只会更勉强。
如果中午就完成了当天的任务,你应该感到愉悦。否则你又会回到以工作时长来衡量产出的错误模式。在轻易完成任务之后,你应该提高下一个列表的难度。
你会发现这种工作时间的波动不会持续下去。渐渐地,你能够更加准确地预测任务的所需时间,从而决定下一天执行哪些任务。
在安排一天的工作时,试着把创造性较高的和较低的工作结合起来。
每周目标
设定周目标的目的在于防止仅仅采用每日目标时可能出现的拖延。白天你可能集中精力,认真工作,一到晚上就开始拖延不喜欢的任务。
每周目标法让你将那些容易遗忘的任务列出清单。每周目标以更宽广的视角开展计划,规划人生,确保你朝着正确的方向迈进。每周目标可以放宽增减方面的限制,但也要量力而行。
周末,都要回顾当周清单上的任务,并思考以下问题:
- 你对未来都有哪些目标?
- 你如何通过安排下周的任务来实现上述目标?
劳逸结合
有了每周/每日目标之后,更能调动全部的精力来完成一天的任务。甚至是对不喜欢的任务,当你开始动手之后,也将控制拖延的恶习。
不管你对工作多么地热情和投入,劳逸结合是必须的。适当的休息可以助你恢复精力,更加高效。精力是有限的,可再生的。相比于时间,你更缺乏精力,竭泽而渔的做法总是事与愿违。
Scott 每周都会给自己放一天假,这天里,他仍会列出一个每日目标清单。但清单上只包含几个轻松的任务,完成之后,他会彻底地放松和休息。每周/每日目标法最大的优点就是让你抛开愧疚,尽情地享受休息时间。
我的方法
最后是我个人的实践总结。我采用 Wunderlist 来记录自己目标和任务。
和 Scott 一样,我也会列一个“本周”的任务清单。Wunderlist 有个实用的 Smart List 功能,它会将截止时间为今天的任务,自动归类。这就是我的“今日”任务清单。
另外,我还建了“读书”、“拓展”、“生活”、“工作” 4 个候补清单。一旦脑子里蹦出一个任务,与我的长期规划相符合的,我就放进这 4 个分类的中。
每周末,从这 4 个候补清单中,找出下一周要完成的任务,构成了我的“本周”清单。
我也曾执行过被奉为圣经的 搞定 中的GTD 方法。长期坚持之后,我发现这套系统太复杂,反而耗费了一些精力。而 Scott 在 在办公室外思考 提出的这种每周/每日工作法,更加简洁。通过一层层分解任务,我斗志昂扬而又专注认真地一次次完成一个又一个任务。